Datenschutzhinweise für Service-Buchungen und Akkreditierung für die European Championships Munich 2022

Willkommen bei den European Championships 2022 (nachfolgend „Munich 2022“, „wir“ oder „uns“). Wir sind das größte Multisportevent in Deutschland seit den Olympischen Spielen 1972.

Wir informieren Sie nachfolgend darüber, zu welchem Zweck und aufgrund welcher Rechtsgrundlage wir für wie lange Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und welche Rechte Ihnen hinsichtlich der Datenverarbeitung zustehen, sofern Sie Services über unser Event Management System buchen und für Munich 2022 ein Akkreditierungsverfahren durchführt.

Bitte nehmen Sie sich die Zeit, unsere Datenschutzhinweise zu lesen, da sie wichtige Informationen darüber enthalten, wie wir mit Ihren persönlichen Daten umgehen.

Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung Ihre persönlichen Daten?

Die Olympiapark München GmbH geschäftsmäßig ansässig am Spiridon-Louis-Ring 21 in 80809 München, telefonisch unter +49 89 3067-0, per Fax unter +49 89 3067-3333 und per E-Mail unter info@olympiapark.de erreichbar ist im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Datenverarbeitung verantwortlich.

An wen können Sie sich wenden, wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten habe oder der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten durch Munich 2022 gegen datenschutzrechtliche Vorgaben verstößt?

Sollten Sie der Auffassung sein, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns gegen datenschutzrechtliche Vorgaben verstößt, können Sie sich unter privacy@munich2022.com an uns wenden.

Warum werden Sie hier über die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten informiert?

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten, der sogenannten personenbezogenen Daten, ist Ihr Grundrecht. Daher dürfen wir Ihre personenbezogenen Daten, die Gegenstand des Datenschutzes sind nur dann verarbeiten, wenn es uns gesetzlich erlaubt ist. Die Datenschutzgrundverordnung bietet eine solche gesetzliche Erlaubnis. Wir berücksichtigen die datenschutzrechtlichen Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung in unseren Prozessen und Abläufen. Sie gebietet uns unter anderem, Sie darüber zu informieren welche persönlichen Daten wir zu welchem Zweck verarbeiten und wie lange wir das tun.

Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO sind alle persönliche Informationen über Sie. Diese Informationen beziehen sich auf Sie und machen Sie identifizierbar. Hierunter fallen z.B. Angaben wie Vor- und Nachnamen, E-Mailadressen aber auch Nutzungsdaten wie die IP-Adresse oder Ihr Nutzungsverhalten.

Was bedeutet der „Grundsatz der Zweckbindung“?

Wir beachten strikt den Grundsatz der zweckgebundenen Datenverwendung nach Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO, also den „Grundsatz der Zweckbindung“. Das bedeutet, dass sämtliche personenbezogenen Daten nur zu den in diesen Datenverwendungshinweisen genannten Zwecken verarbeitet werden.

Inhalt dieser Hinweise

Sofern wir im Text den Begriff „Daten“ verwenden, sind ausschließlich personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO gemeint.

Welche Daten verarbeiten wir, wenn Sie unsere Event-Management-Plattform nur besuchen, um sich allgemein über die Services zu informieren?

Wenn Sie unsere Event-Management-Plattform (nachfolgend „EMS-Plattform“ oder nur „Plattform“) nur zur Information über die Services von Munich 2022 besuchen, verarbeiten wir Ihre Daten nur soweit dies erforderlich ist, um Ihnen die Webseite mit unserer Plattform im Internet auf Ihren Endgeräten bestmöglich anzeigen zu können. Die Nutzung der Webseite ist grundsätzlich ohne die Angabe von personenbezogenen Daten möglich.

Wir sagen deshalb „grundsätzlich“, weil wir Ihre IP-Adresse kurzzeitig verarbeiten, um es Ihnen zu ermöglichen unsere Online-Plattform anzusehen. Die IP-Adresse, auch Internet-Protokoll-Adresse genannt, stellt in Computernetzen eine Adresse dar, über die Webserver bzw. einzelne Endgeräte angesprochen und erreicht werden können. Damit die Datenpakete, aus denen unsere Plattform besteht, auf Ihrem Endgerät zusammengesetzt und als Webseite angezeigt werden können, werden zwei IP-Adressen benötigt, Ihre und unsere.

Serverprotokolldaten

Damit unser Webserver Ihre Datenanfrage erfüllen kann, muss unser Webserver Ihre IP-Adresse kennen, also „verarbeiten“. Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom System Ihres Endgeräts. Dabei werden die Daten verarbeitet. Diese Daten werden in der Regel automatisch in einer Protokolldatei, auch Logfile genannt, gespeichert. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen personenbezogenen Daten findet nicht statt. Mehr Informationen zu dieser Art der Verarbeitung finden Sie hier.

Welche Services können über die EMS-Plattform gebucht werden?

Sie können über unsere EMS-Plattform die Services Broadcast, Accommodation und Catering buchen, das Anmeldeverfahren im Rahmen von Sport Entries & Qualifications und Arrivals & Departures durchführen sowie die Akkreditierungsbewerbung vornehmen (nachfolgend zusammenfassend „Service“ oder „Services“).

Bevor Sie über unsere EMS-Plattform Services buchen, Anmeldeverfahren durchführen und die Akkreditierungsbewerbung vornehmen müssen Sie sich auf unserer Plattform registrieren.

Müssen Sie sich immer registrieren?

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Angaben in Ihrem jeweiligen Nutzerkonto selbst zu verwalten. Deshalb müssen Sie sich ein digitales Nutzerkonto für unserer Event Management Systems (nachfolgend „EMS“) oder unser Workforce-Portal (nachfolgend auch nur „Portal“) anlegen.

Sie müssen sich in unserem EMS registrieren, um darüber u. a. die angebotenen Services zu buchen. Unser EMS wird von unserem Partner, der Bornan Sports Technology S.L., ansässig in C. Marie Curie 19, 28521 Rivas-Vaciamadrid in Madrid, Spanien (nachfolgend „Bornan“) betreut und betrieben.

Sie müssen sich in unserem Workforce-Portal registrieren, wenn Sie uns als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter des Lokalen Organisationskommittees (LOC), als Volunteer oder als externe Dienstleisterin oder Dienstleiter bzw. Mitwirkende unterstützen, oder Sie eine Teilnehmerin bzw. ein Teilnehmer der Young Leaders sind. Unser Workforce-Portal wird von unserem Partner, der Rosterfy Ltd., ansässig in 10 John Street in London WC1N 2EB, Vereinigtes Königreich (nachfolgend „Rosterfy“), betreut und betrieben.

Sowohl Bornan als auch Rosterfy verarbeiten Ihre Daten, sofern wir hier nicht ausdrücklich etwas anderes beschrieben haben, in unserem Auftrag und nach unserer Weisung innerhalb der Europäischen Union (EU) oder im Vereinigten Königreich. Das bedeutet, dass weder Bornan noch Rosterfy, Ihre Daten für sich, vor allem nicht für eigene Zwecke oder eigene Werbemaßnahmen, nutzt oder nutzen darf.

Welche Daten verarbeiten wir, wenn Sie sich registrieren?

Im Zusammenhang mit der bloßen Registrierung verarbeiten wir den Vor- und Nachnamen, die E-Mailadresse und ein selbstgewählte Passwort. Das Passwort verarbeiten wir ausschließlich in einer verschlüsselten Form.

Es ist jedoch nicht möglich sich „bloß“ zu registrieren. Die Registrierung ist stets an die Buchung von Services gebunden. Das bedeutet, das im Zusammenhang mit Ihrer ersten Buchung die Registrierung auf unserer Plattform erfolgt.

Welche Daten verarbeiten wir, wenn Sie unsere EMS-Plattform für die Buchung von Services nutzen?

Wenn Sie über unsere EMS-Plattform Services buchen, verarbeiten wir die Daten, die Sie uns im Buchungsprozess zur Verfügung stellen. Die konkreten Datenarten, die wir im Zusammenhang mit Ihrer jeweiligen Servicebuchung verarbeiten, entnehmen Sie bitte dem jeweiligen Formular. Die im jeweiligen Formular als Pflichtangaben abgefragten Informationen (Daten) sind als solche kenntlich gemacht.

Ohne die Angabe der Pflichtangaben ist die jeweilige Servicebuchung nicht möglich.

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich zur Bearbeitung der jeweiligen Servicebuchungsanfrage auf Grundlage der „Allgemeine Nutzungs- und Akkreditierungsbedingungen des Event Management Systems für die European Championships Munich 2022“ (nachfolgend „Bedingungen“).

An den Abschluss von Servicebuchungen ist die Durchführung von Akkreditierungsverfahren gekoppelt. Das bedeutet, dass Servicebuchungen erst abgeschlossen und endgültig bestätigt werden können, wenn ein Akkreditierungsverfahren durchgeführt wurde. Jeder Akkreditierung ist eine polizeiliche Zuverlässigkeitsüberprüfung vorgeschaltet.

Wann führen wir ein Akkreditierungsverfahren durch?

Wir führen ein Akkreditierungsverfahren immer dann durch, wenn Sie Zutritt zu sicherheitsrelevanten Bereichen erhalten, Sie also in sicherheitsrelevanten Bereichen tätig werden oder sicherheitsrelevante Aufgaben ausführen.

Die Sicherheit der Veranstaltung und aller dort anwesenden Personen genießt sowohl für uns als auch für die Behörden des Freistaats Bayern höchste Priorität. Wir werden, zusammen mit der Bayerischen Polizei im Zusammenspiel mit den sie unterstützenden Partnern alle erforderlichen Maßnahmen treffen, um den Schutz der Veranstaltungen anlässlich der European Championships Munich 2022 zu gewährleisten. Hierzu leistet das Akkreditierungsverfahren samt der vorgeschalteten polizeilichen Zuverlässigkeitsüberprüfung, einen wesentlichen Beitrag.

Welche Daten verarbeiten wir, wenn wir ein Akkreditierungsverfahren durchführen?

Jeder Akkreditierung ist eine polizeiliche Zuverlässigkeitsüberprüfung vorgeschaltet. Dabei übermitteln wir Ihre für die polizeiliche Zuverlässigkeitsprüfung erforderlichen Angaben sowie Ausweisdaten an das Polizeipräsidium München. Die für die polizeiliche Zuverlässigkeitsprüfung erforderlichen Daten sind im Registrierungsformular entsprechend gekennzeichnet. Im Zusammenhang mit der Akkreditierung werden insb. die folgenden Angaben verarbeitet:

  • Organisation und Funktion,
  • Vor-, Familien- und Geburtsname und sofern die Ausweisdokumente nicht im lateinische Schriftsystem verfasst sind auch Angaben zu Vor- und Familienname(n) vor Ort,
  • Geschlecht,
  • Staatsangehörigkeit und sofern das Geburtsland nicht dem Land der Staatsangehörigkeit entspricht auch
  • Geburtsland,
  • Geburtsdatum,
  • Ausweisdokumentennummer, d.h. Personalausweis- oder Passnummer

Sportart sowie Austragungs- und Abholort, die angegebene E-Mail-Adresse, Mobiltelefonnummer sowie die vollständige Postanschrift und Foto.

Diese Daten werden im Zusammenhang mit der vorgeschalteten polizeilichen Zuverlässigkeitsüberprüfung an das Polizeipräsidium München übermittelt. Dort werden Ihre Daten mit verschiedenen polizeilichen Dateien abgeglichen, die zu Zwecken der Gefahrenabwehr und Strafverfolgung geführt werden. Die konkreten Datenarten entnehmen Sie bitte dem Bewerbungsformular auf unserer Akkreditierungsplattform. Weitere Informationen zum Ablauf der polizeilichen Zuverlässigkeitsüberprüfung können Sie hier abrufen.

Zusätzlich verarbeiten wir eine systemseitig erzeugte interne ID- und Servicenummer. Diese Angaben ermöglichen es uns die Akkreditierung sicher, effizient, effektiv und datensparsam durchzuführen.

Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten während der polizeilichen Zuverlässigkeitsüberprüfung?

Die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der polizeilichen Zuverlässigkeitsüberprüfung erfolgt hauptverantwortlich durch das Polizeipräsidium München, Ettstraße 2 in 80333 München, E-Mail: pp-mue.poststelle@polizei.bayern.de, Telefon: +49 89 2910 – 2088.

An wen können Sie sich wenden, wenn Sie Fragen und Einwände in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit der polizeilichen Zuverlässigkeitsüberprüfung haben?

Für Fragen und Einwände in Bezug auf die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der polizeilichen Zuverlässigkeitsüberprüfung steht Ihnen die behördliche Datenschutzbeauftragte des Polizeipräsidiums München zur Verfügung. Diese können Sie wie folgt erreichen: Polizeipräsidium München, Behördliche Datenschutzbeauftragte, Ettstraße 2, 80333 München, E-Mail: pp-mue.bdsb@polizei.bayern.de

Informationen zum Abschluss der Akkreditierung

Nach Abschluss der polizeilichen Zuverlässigkeitsüberprüfung und durchgeführter Akkreditierung erstellen wir Ihnen einen Akkreditierungsnachweis. Hierzu verarbeiten wir Ihren Vor- und Nachnamen, Ihr Geburtsdatum, Ihr Foto, Angaben zu Ihrer Organisation und Funktion, die interne ID- und Servicenummer. Die Erstellung eines Akkreditierungsnachweises erfolgt in unserem berechtigtes Interesse am reibungslosem Ablauf unserer Veranstaltungen. Ohne die Verarbeitung dieser Daten ist eine Akkreditierung nicht möglich.

Informationen zum Abschluss der Registrierung

Sowohl auf der EMS-Plattform als auch im Workforce-Portal werden Sie gebeten Ihre Daten anzugeben, die wir im Zusammenhang mit der Registrierung benötigen, den Allgemeinen Nutzungsbedingungen für das EMS bzw. den Teilnahmebedingungen für die jeweilige Workforce-Gruppe zuzustimmen und zu bestätigen, dass Sie die Möglichkeit erhalten haben diese Hinweise zu lesen.

Nach Abschluss der jeweiligen Registrierung senden wir Ihnen eine E-Mail und bitten Sie, die angegebene E-Mailadresse zu bestätigen. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass Sie auch über einen Zugang zum angegebenen E-Mailkonto verfügen, und dass Ihre E-Mailadresse korrekt angegeben ist.

Erst nach dieser Verifizierung ist Ihr Benutzerkonto aktiv und erst jetzt können Sie sich einloggen und Ihre Registrierung abließen.

In diesem Fall speichern wir den Zeitpunkt, zu dem Sie Ihr Benutzerkonto angelegt habe, um so Ihre Anmeldung auf der EMS-Plattform bzw. im Portal zu protokollieren und sofern erforderlich Ihre E-Mail-Verifikation nachweisen zu können. Zusätzlich speichern wir den Zeitpunkt Ihres jeweils letzten Logins.

Die Angabe der Daten ist für das Erstellen Ihres Benutzerkontos unerlässlich. Ohne die Angabe dieser Daten können wir kein Benutzerkonto anlegen. Die Daten werden von uns für die Bereitstellung des jeweiligen Benutzerkontos verwendet. Sie werden in Ihrem persönlichen zentralen Benutzerkonto gespeichert. Dort können Sie sie jederzeit einsehen, und das Passwort ändern. Im Zeitpunkt der Erstellung Ihres Benutzerkontos werden zudem Ihre Verkehrsdaten, vor allem Deine IP-Adresse, wie hier beschrieben verarbeitet.

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Registrierung auf der Plattform bzw. im Portal erfolgt freiwillig auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 4 Ziffer 11 in Verbindung mit Art. 7 Abs. 4 DSGVO.

Die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des EMS bzw. als Teilnehmerin oder Teilnehmer der jeweiligen Workforce-Gruppe erfolgt nach den jeweils geltenden Bedingungen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Verarbeitung Ihrer Daten in Zusammenhang mit der Bereitstellung eines Nutzerkontos im EMS bzw. Workforce-Portal erfolgt im Rahmen unseres berechtigten Interesses die relevanten Informationen über Personen, die Services Buchen bzw. uns im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Munich 2022 unterstützen effizient, effektiv und datensparsam verwalten zu können. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit der Akkreditierung dient dem Zweck die Sicherheit der European Championships Munich 2022 und aller dort anwesenden Personen sicherzustellen. Um diese Aufgabe erfüllen zu können, ist es erforderlich, dass Personen, welche durch ihre Akkreditierung Zutritt zu sicherheitsrelevanten Bereichen der Veranstaltung erhalten oder mit sicherheitsrelevanten Aufgaben betraut werden, zuvor einer polizeilichen Zuverlässigkeitsüberprüfung unterzogen werden. Ziel ist die frühzeitige Erkennung und der Ausschluss von Personen, welche eine erhebliche Gefahr für die European Championships oder die dort anwesenden Personen darstellen. Die Verarbeitung erfolgt somit im Rahmen unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Übermittlung der Daten zur polizeilichen Zuverlässigkeitsüberprüfung an das Polizeipräsidiums München erfolgt ebenfalls im Rahmen unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Abwehr von Gefahren für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer und Besucherinnen und Besucher der European Championships Munich 2022 sowie für die dort beschäftigten Personen liegt in unserem berechtigten Interesse und ist Aufgabe der Bayerischen Polizei und gesetzlich in Art. 2 Abs. 1 des Gesetzes über die Aufgaben und Befugnisse der Bayerischen Polizei (PAG) festgeschrieben. Die Verarbeitung der Daten durch die Bayerischen Polizei erfolgt auf Grundlage von Arti. 60 a Abs. 1 Satz 1, Satz 2, Satz 3 Nr. 1 und 5, Satz 4, Abs. 2 und 3 sowie Artt. 54 ff. PAG.

Es besteht keine Pflicht, uns und damit auch dem Polizeipräsidium München Ihre Daten zur Verfügung zu stellen. Ohne die erforderlichen Angaben aber vor allem, ohne die polizeiliche Zuverlässigkeitsüberprüfung und damit die Übermittlung Ihrer Daten an das Polizeipräsidium München kann Ihnen allerdings keine Akkreditierung erteilt werden. Während des laufenden Akkreditierungsverfahrens haben Sie die Möglichkeit, sich jederzeit an uns zu wenden und die Bewerbung zurückzuziehen.

Löschung und Aufbewahrung

Sie haben jederzeit die Möglichkeit Ihr Benutzerkoto aufzulösen. Die Löschung Ihres Kontos, wird als Zurückziehen Ihrer Akkreditierungsbewerbung und Ihrer Buchungsanfragen gewertet. Danach werden Ihre Daten gelöscht, sofern sie für die Zwecke, für die sie erhoben und auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr benötigt werden. Das ist in der Regel der Fall, nachdem Munich 2022 zu Ende gegangen ist und wir sämtliche damit zusammenhängenden Tätigkeiten abgeschlossen haben. Ihr Recht auf Widerspruch bleibt hiervon unberührt.

Welche Rechte habe Sie noch?

Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende Daten bei uns verarbeitet werden, auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen entsprechend Art. 15 DSGVO.

Sie haben entsprechend Art. 16 DSGVO das Recht, die Vervollständigung der Sie betreffenden Daten oder die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen.

Sie haben nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO das Recht zu verlangen, dass Sie betreffende Daten unverzüglich gelöscht werden, bzw. alternativ nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen.

Sie haben das Recht zu verlangen, dass Sie die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO übertragen bekommen, sowie das Recht eine Übermittlung an andere Verantwortliche zu fordern.

Sie haben nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, dürfen wir die auf dieser Einwilligung beruhende Datenverarbeitung für die Zukunft nicht mehr fortführen. Ihren etwaigen Widerruf richten Sie bitte an privacy@munich2022.com.

Sofern wir Ihre Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf der Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie der künftigen Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Allerdings können wir Ihrem Widerspruch nicht immer nachkommen, z. B. wenn uns Rechtsvorschriften zur Verarbeitung verpflichten.

Falls sich Ihr Widerspruch gegen Direktwerbung richtet, haben Sie dagegen ein generelles Widerspruchsrecht. In diesem Fall setzten wir Ihr Widerspruchrecht um, ohne dass Sie Angaben zu einer besonderen Situation machen müssten. Ihren Widerspruch richten Sie bitte an privacy@munich2022.com.

Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten datenschutzrechtliche Vorschriften nicht beachtet haben, können Sie sich mit einer Beschwerde nach Art. 77 DSGVO an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

Die für uns zuständige Behörde ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD). Sie können sich jedoch auch an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Ihres Arbeitsplatzes wenden

Sie erreichen den BayLfD unter der folgenden Postanschrift Wagmüllerstr. 18 in 80538 München, telefonisch unter +49 (0) 89 3136730 oder im Internet unter https://www.datenschutz-bayern.de.

Zuletzt geändert am 22. November 2021